PELATIHAN : SISTEM MANAJEMEN WAREHOUSE PERGUDANGAN Jilid 1

• HOME
• MANAJEMEN
• DIGISI
• TENTANG
• KONTAK

Sistem Manajemen Pergudangan

Halo, selamat datang di artikel tentang sistem manajemen pergudangan. Kali ini saya akan membahas tentang seputar dunia pergudangan atau yang sering disebut warehouse. Jika anda sedang melamar di bagian departemen ini, pastinya mereka akan menanyakan seberapa jauh pengetahuan mu tentang warehouse atau pergudangan? Nah, untuk itu saya akan membantu teman-teman bagi yang membutuhkan tentang seputar departemen warehouse .Dibawah ini saya sudah mendaftarkan materi - materi yang akan memudahkan bagi anda yang pingin tahu bagaimana itu dunia Pergudangan. Namun bagi yang mau memiliki lisensi atau sertifikat resmi tentang pergudangan ,silahkan ikuti training yang digelar oleh PT.DIGISI INDONESIA. Kalau masalah biaya kurang lebih 2,5 juta. Jika kita punya sertifikat seperti itu, maka peluang lolos nya itu besar. Dan kemungkinn besar kita akan di posisikan di posisi yang strategis. Panduan ini juga berguna untuk karyawan yang baru promosi (DEPARTEMEN WAREHOUSE). Artikel ini hanya artikel informasi saja , bukan untuk mempromosikan suatu produk. Tapi bagi yang benar-benar membutuhkan dan ingin info tentang seputar training tersebut, bisa anda tanyakan di bagian bawah komentar.

Jangan lupa untuk membaca info tentang posisi-posisi di bagian departemen pergudangan dan gambaran /bentuk pekerjaan di dalam warehouse yang ada di akhir artikel ini.

Daftar Isi

Pengertian manajemen pergudangan & pengendalian inventori

Konsep Pergudangan

Material Handling

Identifikasi Pergudangan/Lokasi

1. Identifikasi Barang dan Material

Pengendalian Expire Date

Identifikasi dari Scrap/Reject Part/Material

Controlling of Accuracy Part/ Material

Sistem Manajemen Pergudangan atau Management Warehouse

• Pengertian Sistem Manajemen Pergudangan & Pengendalian Inventori


Definisi-definisi
1. Warehouse atau Gudang
   
   
   
Warehouse adalah tempat,lokasi atau ruangan untuk menyimpan material yang akan digunakan maupun di distribusikn lagi ke pihak selanjutnya. Di dalam gudang terdapat barang-barang yang datang atau bahan baku , alat - alat maupun produk yang siap untuk di kirim.
2. Manajemen
   
Suatu pekerjaan yang dilakukan dengan teratur, jelas, sistematis, lebih efektif yang dijadikan sebagai bahan informasi yang dapat dipertanggungjawabkan
3. Pergudangan
   
Suatu tempat, lokasi, ruangan yang digunakan untuk menyimpan material/barang besar, kecil, mahal, murah, panjang, pendek, keras, lunak, sensitif, non-sensitif, berbahaya, tidak berbahaya, dan lain-lain.
4. Pengendalian
   
Sistem kerja yang dapat memantau dengan jelas dan transparan material/barang yang disimpan pada suatu lokasi mulai dari kedatangan, masuk, pindah, keluar atau pengiriman.
5. Inventori
   
Suatu material/barang yang berguna dan ditempatkan pada lokasi, ruangan yang diberi identitas jelas yang dapat dijadikan informasi dan komunikasi dari suatu tempat ke tempat lainnya (misal: part no, part type, dll)
Suatu sistem pekerjaan yang ditetapkan pada suatu tempat (pergudangan) dikerjakan secara teratur mulai dari pemasukan, pemindahan, pengeluaran, pengiriman (pengendalian) an material/barang tersebut mempunyai indikasi yang jelas (inventori) yang dapat dipantau secara sistematis, efektif dan dapat dipertanggung jawabkan pada setiap area terkait (manajemen).

• Konsep Dasar Pergudangan / Gudang

  

Merupakan tempat penyimpanan bahan baku (raw material), barang setengah jadi (semi product), barang jadi (finishing product) yang berguna untuk memenuhi kebutuhan produksi dan pemasaran sesuai dengan kebutuhan konsumen. Setelah Perang Dunia II banyak ahli berusaha memperbaiki manajemen pergudangan dengan cara:
• memperbaiki peramalan dan jadwal produksi
• memperbaiki proses produksi
• memperbaiki sistem pendistribusian

Fungsi Pergudangan
1. Fungsi Penerima Material/Part/Produk
   
material/part datang -> dicatat dan dibongkar -> diletakan/disimpan dalam gudang
2. Fungsi Pemindahan
   
setelah material/part diterima, maka akan dilakukan kurang lebih tiga tahapan, yaitu; memindahkan ke gudang dan ditempatkan pada lokasi yang sudah ditentukan -> mengirim ke departemen yang sudah ditentukan -> mengangkut dari gudang ke konsumen
3. Fungsi Seleksi/Identifikasi
   
mengelompokan raw material, semi produk, produk jadi berasarkan jenis dan kategori masing-masing.
4. Fungsi Pengiriman
   
dalam proses pengiriman ini biasanya perusahaan bekerjasama dengan jasa angkutan.
5. Fungsi Penyimpanan
   
• penyimpanan sementara;
penyimpanan yang menggunakan periode waktu tertentu
• penyimpanan permanen;
penyimpanan yang melebihi kebutuhan normal dalam waktu tertentu
6. Fungsi Proteksi
   
untuk mempoteksi material/part, produk terhadap kebutuhan dan permintaan konsumen
7. Fungsi Pemisahan
   
Sebagai tempat memisahkan maerial yang berbahaya (hazardous material) atau material yang terkontaminasi .
8. Fungsi sebagai value added services
   
Merupakan nilai tambah bagi perusahaan terhadap konsumen dan perusahaan sendiri .
9. Fungsi Inventori
   
untuk inventarisasi part/material, produk dan lainnya
Syarat-syarat pendirian suatu pergudangan
1. Pemilihan Lokasi
harus dipertimbangkan sarana/prasarana, transportasi, dll
2. Jenis Produk
harus dipertimbangkan dan dianalisa seperti stabilitas, permintaan, ukurannya, dll. Karena ini menentukan dalam kebutuhan ruangan, desain, layout, alat angkut, proedur dan pengendalian operasionalnya
3. Pemilihan sistem penanganan material
perusahaan dapat menentukan menggunakan sistem mekanik, otomatis atau paduan keduanya
4. Layout (Denah gudang)
gambaran denah gudang beserta alur prosesnya mengikuti sistem penanganan material/part/produk, sehingga keduanya harus dibuat bersamaan
Elemen dari Pergudangan
1. Storage Media
suatu media yang digunakan untuk penyimpanan part/material, produk (dapat berupa rack, bins, pallet, dll)
2. Material Handling System
kegiatan yang dimulai dari penerimaan part/material sampai pengiriman produk kepada konsumen
3. Gedung/ Building
tempat yang diperlukan untuk penempatan part/ material untuk aktifitas pergudangan

Penentuan Storage Layout harus memperhatikan hal-hal berikut ini:



Penentuan Storage Layout harus memperhatikan hal-hal berikut ini:
1. Jumlah dari inventori
hal ini adalah bagian mendasar dalam melakukan estimasi terhadap area/ luas gudang
2. Karakteristik dari fasilitas gudang
merupakan batasan dari gudang seperti stacking height, kapasitas ruang, struktur jarak dan halangan lainnya
3. Kemampuan dari peralatan
ketinggian gudang harus sesuai dan jangan sampai menggunakan peralatan yang tidak semestinya
4. Karakteristik Part/ Material
Jangan menempatkan material yang mudah pecah di bawah material/ part yang keras/ berat
5. Total area gudang
area storage keseluruhan termasuk suppot space, structural loss dan net storage space
6. Faktor Material
ini akan memudahkan penyimpanan, pemindahan part/ material. Item yang selalu dipakai (fastest moving) harus ditempatkan di area yang mudah diakses. Slow moving items seharusnya disimpan agak jauh dari aktif part/material atau area proses
7. Dimensi Ruangan
faktor yang kritikal adalah antara peralatan dengan dimensi dari gudang. Gunakan tipe yang sesuai untuk peralatan seperti forklift, rack, bins, yang sesuai dengan standar
8. Opeasional Gudang
beberapa faktor harus dipertimbangkan dalam merencanakan layout untuk operasional yang efisien, seperti klasifikasi handling, persyaratan khusus untuk handling, dll
9. Manpower
rencanakan berapa jumlah manpower yang dibutuhkan termasuk yang dapat menggunakan peralatan
10. Material Flow
perencanaan storage layout adalah untuk memastikan flow material sebagaimana mestinya. Area flow yang sangat kritikal adalah kesesuain beberapa operasional yang saling terkait. Masing-masing area harus mempuyai keseimbangan (balanced)
11. Pemanfaatan tempat
dalam perencanaan fasilitas, storage layout, pemanfaatan tempat harus diperhitungkan floor area, tempat yang akan digunakan
Pergudangan Berdasarkan Tipe
1. Production Warehouse
menyimpan dan mendistribusikan raw material, semi product dan finish product
2. Distribution Centre
mengumpulkan produk dari satu atau lebih supplier, menyimpan dan mengirimnya ke konsumen
Jenis pelayanan yang tedapat dalam pergudangan biasanya berupa:
1. Penempatan Stok
digunakan untuk perusahaan yang memiliki produk bersifat musiman dan perusahaan yang jenis produknya terbatas
2. Pemendekan Saluran Distribusi
digunakan oleh perusahaan manufaktur, pedagang besar dan pengecer untuk melakukan penyimpanan dalam memenuhi kebutuhan konsumen
3. Pemisahan Pengiriman
digunakan untuk perusahaan yang memiliki pasar sasaran dengan jumlah yang banyak dengan berbagai ukuran
4. Pencampuran dalam Pengiriman
digunakan oleh perusahaan yang memiliki pabrik yang terpisah dan jenis layanan yang diberikan berupa pencampuran material/part , produk dari berbagai lokasi pabrik dengan yang tersedia di gudang dan dikirim ke konsumen

• Apa itu Material Handling?

  

Material handling atau penanganan bahan adalah suatu aktifitas yang menggunakan metode yang benar dalam menyediakan jumlah material yang benar, pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, posisi yang tepat dan biaya yang sesuai. Bagaimana pendapat anda????


Tujuan dari Material Handling Kegiatan material handling ini sangat terkait dengan proses produksi dari kedatangan barang (incoming) hingga siap dikirim (outgoing). Tujuan material handling adalah:
• menyiapkan material/part dari incoming sampai outgoing
• mengantisipasi kemacetan penyaluran bahan selama proses produksi
• mempertinggi penggunaan gudang secara efisien
• menekan biaya, waktu dan tenaga dalam proses produksi
• menjamin kelancaran proses produksi secara menyeluruh
Perencanaan Material Handling Sebelum melakukan aktifitas material handling, harus terlebih dahulu melakukan perencanaan, baik berdasarkan pengalaman atau pendekatan ilmiah atau memadukan keduanya, seperti:
1. Membuat daftar kegiatan yang berkaitan dengan material handling
2. Mengkoordinasikan rencana material handling secara terintegrasi kepada seluruh bagian terkait
3. Membuat rancangan material handling dan penyusunan aktifitas material handling
Hal-hal yang Perlu diperhatikan dalam perencanaan material handling:
1. Jenis peralatan material handling
sesuaikan dengan berat dan ukuran material/ part yang akan diangkut sehingga sesuai dengan operasional perusahaan
2. Volume material handling
tentukan volume material/part yang akan diangkut, sehingga dapat ditentukan kapasitas peralatan material handlingnya
3. Jumlah Peralatan Material Handling
Tergantung kompleksitas perusahaan
4. Kecepatan Material Handling
kecepatan material handling dari satu proses ke proses lainnya harus sesuai dengan output yang dihasilkan proses tersebut dan untuk itu hindari kemacetan peralatan material handling terkait.
5. Frekuensi Material Handling
frekuensi produksi akan mempengaruhi frekuensi penggunaan material handling dan oleh karena itu diperlukan sarana yang sesuai.
6. Rute Yang Dilalui Material Handling
perhitungan rute terpendek dan sederhana dalam setiap kegiatan, usahakan tidak terjadi rute silang.
7. Jarak Tempuh Material Handling
usahakan agar jarak angkut yang dekat sehingga dapat mengefisiensikan material handling.
8. Operator Material Handling
harus terlatih, menguasai peralatan material handling, mempelajari dan melaksanakan instruksi kerja secara keseluruhan, jumlah yang mencukupi.
Beberapa Peralatan Material Handling Yang Harus Sesuai Digunakan Sesuai Dengan Fungsinya antara lain :
1. Rack untuk penempatan material /part.
   
2. Hand Jet Pallet, Trolly
   
   
   
   
3. Forklift,Electric Stacker
   
   
4. Weighing scale
   
5. Cycle Counter, Calculator
   
   
   
   
6. Baking Oven & Chamber
7. Lot Control Gun
8. Desicator
9. Sealing Machine
10. Thermometer, Humidifier Temperatur Control
11. Computer, Printer Laise Line
12. Dan lain-lain
Agar Material Handling Berjalan Dengan Baik, Beberapa Aspek Berikut ini Perlu Diperhatikan :
1. Plant Layout
penempatan peralatan diatur sedemikian rupa sehingga emudahkan melakukan pemindahan material/part/produk dan proses produksi berjalan dengan lancar.
2. Production Planning
urutan proses produksi diatur sedemikian rupa sehingga pemindahan material/part/produk mudah dilakukan.
3. Packaging
packaging (pengepakan) harus memeprhatikan material handling agar pemindahan dan pengangkutannya mudah.
4. Kondisi Ruang yang Luas/Sempit dan Tinggi/Rendah
5. Dana yang tersedia untuk pembelian peralatan Material Handling
6. Pemilihan alat material handling
harus bersifat ekonomis, digunakan secara efisien.
7. Sosialisasi perubahan/penggunaan alat untuk Material Handling
Permasalahan Yang Sering Terjadi Pada Material Handling
1. Pengaturan Layout yang kurang baik
2. Penempatan materail/part/produk yang kurang baik
3. Lambatnya perjalan material/part yang sedang dikerjakan dalam proses produksi.
4. Adanya proses tambahan seperti seringnya dihandle barang-barang sisa secara tidak efisien
5. Waktu pemindahan material/part dari tempat pengiriman, penerimaan, pemeriksaan/pengecekan yang terlalu lama, karena tempat tidak teratur.
6. Kurangnya pengawasan dalam menyusun dan memidahkan material/part/produk.
Kesalahan dalam menentukan kegiatan material handling dapat mengakibatkan terjadinya peningkatan biaya material handling itu sendiri dan memperpanjang waktu pemindahan material/part/produk. Dalam aktifitas material handling sering kali perusahaan mengalami permasalahan yang diakibatkan oleh pemborosan biaya material handling.

• Identifikasi untuk memudahkan penepatan lokasi part/material

Staff store harus memastikan bahwa semua part/material dalam area store memiliki identifikasi yang jelas, lokasi yang jelas, mempunyai tanda, mempunyai label untuk nomor stok atau identifikasi yang sesuai dengan kebutuhan. Hal ini harus diperhatikan pada waktu perencanaan lokasi penempatan, penentuan identifikasi, standar atau dukungan pendukungnya. Identifikasi Lokasi
1. Gunakan label yang mudah terbaca atau papan nama pada rak, karton box, pallet,dan lain-lain
2. Buat label lokasi pada rak storage, posisi penempatan pallet
3. Buat tanda/rambu-rambu untuk mengidentifikasi jalur jalan
4. Buat jalur (gunakan cat atau tape,pada lantai untuk menendai jalur jalan dan area store)
Tanda rambu-rambu lalu lintas


Stock Card




5. Lokasi yang jelas harus ditentukan untuk aktif part/material, slow moving part/material, pallet, forklift, trolley, dan lain-lain
6. Mengikuti semua aturan yang ditetapkan identifikasi lokasi part/material yang jelas akan memudahkan dan mempercepat waktu penempatan, pengambilan dan lebih akurat.Identifikasi area store dan penentuan jalur jalan akan mengurangi kemacetan pada jalur yang telah ditentukan.
Material Flow :
Perjalanan part/material mulai dari incoming, storage, issuing, processing, finishing, shipping

Transaction Flow:
Pejalanan dokumen pendukung setiap perpindahan fisik dari suatu tempat ke tempat berikutnya yang dicatat dalam suatu database system yang digunakan.Contohnya: Packing List, DO/Invoice, Material transfer form, Manufacturing order, Material reject form, dll

Flow Transaction & Flow Material
Setiap perusahaan besar atau kecil pasti mempunyai suatu sistem tersendiri ( database system) dalam mengendalikan pemasukan dan pengeluaran material, yang tujuannya adalah untuk mempermudah pengontrolan secara menyeluruh seberapa jauh dan dimana asset perusahaan berada, yang mana akhirnya menuju kepada pengontrolan profit dan lossnya suatu perusahaan. Untuk itu harus ada suatu sistem yan transparan dalam mendukung sistem pengontrolan suatu inventory disuatu perusahaan yang disebut inventory control system.


Untuk memberikan kemudahan dalam pengontrolan inventory maka harus jelas :
1. Flow Material
dari incoming sampai outgoing baik secara fisik maupun secara database system
2. Physical Movement
setiap penerimaan part/material dalam bentuk apa pun, harus jelas indikasinya. Misalnya :
• Part number pada physcal
• Part description
• Quantity & manufacturing Date
• Nama vendor dll
3. Data base Transaction System
Transaksi apa pun yang akan dilakukan ke dalam data base system, harus menggunakan dokumen resmi yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. Setiap transaksi sistem yang dilakukan harus dibubuhi dengan tanda tangan atau paraf oleh sipelaku yang sudah diberikan tanggung jawab. Karena database tersebut akan menyimpan data setiap transaksi bagi siapapun pelakunya yang sudah diberikan ID (identitas)

• Controlling of Expiry date Part/Material

Setiap part/material mempunyai karakteristik tersendiri, untuk menjaga kualitasnya. Beberapa ketentuan yang harus diikuti antara lain, batas waktu pemakaian, penyimpanan, pengontrolan suhu ruangan atau tingkat kelembapan suatu ruangan. Istilahnya yang biasanya dipakai adalah :
• Self Life & Expired Part List
• Lead Time Order vs Self Life
Hubungan lamanya waktu pembelian part/material dengan batas waktu pemakaiannya sangat erat sekali, karena tanpa memperhitungkan lama waktu order dengan batas waktu pemakaiannya, kemungkinan besar ketika menerima part/material yang diorder, sisa batas waktu pemakaian akan jauh lebih pendek dari batas waktu pemakian yang sebenarnya. Hal ini akan membuat perusahaan merugi, akibat masa waktu batas pemakaian makin pendek, part/material yang ada tidak bisa dipakai berhubungan dengan kualitasnya. 
Physical Control and Handling Storage:
• Part/material/product yang disimpan di gudang harus jelas indikasi, klasifikasinya, alamat dan area
• Setiap part/material/product yang masuk atau keluar gudang harus dicatat identitasnya tanpa terkecuali
• Setiap part/material/product yang masuk dan keluar harus benar part number, description, quantity, dll.
Physical Control and Handling Storage
• Sebelum transaksi masuk dan keluar, harus dihitung dengan benar dan balance dari material yang ada harus dicatat (record) serta mempunyai indikasi yang jelas dan benar
• Penempatan part/material/produk harus dijaga keselamatan (safety) dan keamanan (security) nya.
Safety seperti : tidak mudah jatuh, robek rusak, dll 
Secure seperti : tidak mudah hilang atu mudah diambil orang.

Controlling Outgoing Part/Material
Setiap pengeluaran part/material,harus jelas indikasinya seperti part number, quantity, description, dll. Kemudian harus jelas juga tempat yang akan di tuju, sesuai dengan instruksi yang sudah di keluarkan. 
FIFO / LIFO
• FIFO à First In First Out
  
Setiap part/material yang lebih awal masuk ke gudang harus juga lebih awal dikeluarkan, supaya tidak terjadi penumpukan part/material lama dan akhirnya melebihi batas waktu pemakaian yang mengakibatkan part/material terseut harus discrap karena kualitasnya tidak terjamin.
• LIFO à Last In First Out
Part/matrial yang terakhir datang harus dikeluarkan lebih awal, biasanya digunakan untuk pengontrolan dalam gudang sementara, seperti gudang transportasi perkapalan.


FIFO dan LIFO pada dasarnya juga diterapkan pada sistem costing dan akuntansi. Karena juga terkait dengan sistem delivery dan permintaan pasar, konsumen, dll.


Stock card atau kartu stok 
adalah jenis kartu pengontrol pemasukan dan pengeluaran part/material yang sifatnya sebagai record yang resmi dari aktual part/material yang ada. 
Keuntungannya adalah historical data dapat dilihat langsung seperti part number, quantity actual part/material. 
Kelemahannya adalah memerlukan waktu dalam mencatat jumlah quantity sehingga membuat pekerja lupa merecord perjalanan barang, sehingga tidak menjamin data dalam hal perpindahan part/material.




Kartu Stock


Kelemahannya adalah memerlukan waktu dalam mencatat jumlah quantity sehingga membuat pekerja lupa merecord perjalanan barang, sehingga tidak menjamin data dalam hal perpindahan part/material. Kartu stock Order Picking & IssuingSebelum melakukan pengambilan part atau pengeluaran part, harus jelas instruksi yang dipakai, tool, atau laporan yangdigunakan. Hal ini untuk menghindari picker/user melakukan persiapan yang tidak perlu atau melakukan proses yang tidak dibutuhkan.
Untuk melakukan pengambilan part mengacu pada demand atau schedule produksi. Metode sistem control yang sudah ditetapkan yang akan berhubungan dengan dokumen lain, seperti buyer, purchasing, planner, costing, shipping, dll.

Beberapa cara untuk pengeluaran part/material:
1. Menerima part/material order slip dari requestor
2. Persiapkan part/material sesuai dengan jumlah yang diminta atau disesuaikan dengan stock yang ada setelah disetujui oleh warehouse supervisor.
3. Ketika memberikan material kepada requestor, harus menggunakan sistem FIFO, kecuali jika material yang datang memiliki tanggal kadaluarsa lebih awal, harus dipakai terlebih dahulu.
4. Tulis jumlah dan No. lot serta informasi lain yang diperlukan pada part/material order slip tersebut.
5. Tulis jumlah yang diberikan dan balance (sisa) nya pada buku inventori
6. Berikan part/material kepada requestor sesuai dengan material order slip atau stok yang ada
7. Minta tanda tangan dari penerima part/material pada material order slip tersebut untuk bukti serah terima
8. Simpan part/material order slip tersebut dalam file
9. Lakukan transaksi pada sistem komputer segera setelah requestor menerima part/material.
Handling Scrap Part/Material Yang dimaksud dengan scrap adalah material/part/product inventory yang tidak bisa dipakai lagi, disebabkan oleh kegagalan proses internal atau part/material dari supplier tidak memenuhi spesifikasi. Sebelum proses scrap dilakukan harus ada proses pengecekan terebih dahulu.

Apabila fisik part/material tidak bisa digunakan (scrap/reject) maka secara bersamaan harus dilakukan proses update terhadap sistem inventorinya agar fisik dan sistem selalu cocok atau sama setiap saat.

• Identifikasi dari Scrap/Reject Part/Material

Vendor Scrap/ Reject
Scrap/reject disebabkan oleh vendor, biasanya dilakukan claim kembali ke vendor yang bersangkutanvuntuk diganti atau didebitkan pada invoice-nya.
Process Scrap/ Reject
Scrap/Reject proses terjadi karena kegagalan proses yang mengakibatkan material/part tidak bisa dipakai. Dalam hal ini, pada sistem inventori, part/material tersebut harus dikeluarkan dengan alasan yang benar atau dicatat untuk akurasi sistem inventori dengan fisik.
Lokasi Scrap & Proses Physical Scrap
• Lokasi untuk part/material yang sudah dinyatakan scrap/reject, indikasinya harus jelas.
• Persetujuan untuk discrap haruslah dengan dokumen resmi
• Harus dipastikan sistem inventorinya di-update sesuai dengan dokumen yang digunakan
• Setelah part/material sudah discrap harus dipisahkan. Hal ini untuk menghindari agar part/material scrap tidak masuk kembali yang akan mengakibatkan perbedaan inventori antara pencatatan dengan aktual part yang ada.

• Controlling of Accuracy Part/ Material

Apa yang dimaksud dengan Accuracy di dalam sistem inventori….? Adalah suatu data inventori yang terkandung di dalam sistem inventori (database system) haruslah 100% sama dengan aktual part/material/produk, seperti informasi part number, description, jumlah dan klasifikasi part/material/produk.
Bagaimana cara mencapai suatu sistem inventori akurat dengan aktual fisik part?
1. Harus ada aturan yang jelas mulai dari pemasukan barang, penyimpanan, pemindahan, pengeluaran yang didukung dengan dokumen resmi untuk melakukan transaksi di dalam sistem, misalnya : transaksi tepat waktu, transaksi dokumen dengan benar
2. Harus ada database pendukung yang kuat untuk menunjukan data yang ada secara online. Jadi bagi siapapun yang akan mengakses data inventori akan mendapat data yang akurat, yang sangat berguna sekali bagi pihak lain, seperti material planning, produksi dalam memenuhi permintaan/order dari konsumen, dan untuk Bagian Logistik sendiri dalam melakukan persiapan part/material sesuai dengan jadwal produksi.

                Sistem Data Base

 Transaksi sistem dalam bentuk apapun seperti perpindahan material/part, pemasukan, pengeluaran, haruslah sejalan antara aktual fisik dan sistem transaksinya. Apabila salah satunya tidak dilakukan, maka akan mengakibatkan informasi data dengan aktual fisik tidak sama.
Hal ini akan menyebabkan dilakukannya tindakan yang seharusnya tidak perlu dilakukan, seperti:
1. Stock check dilakukan secara tiba-tiba
2. produksi berhenti secara tiba-tiba, dll

Beberapa Tanggung Jawab Staf Pergudangan
1. Memberitahukan kedatangan part/material kepada departemen yang melakukan order
2. Memindahkan part/material ke lokasi gudang sesuai dengan lokasi yang sudah ditentukan
3. Mencatat form inventory list setelah menerima material/part tersebut
4. Memeriksa permintaan (request) dan penerima (receive) part/material, memeriksa inventori dan membuat laporan, harian, mingguan, bulanan tentang nventori tersebut
5. Setiap transaksi input/output harus meng-update system inventory
6. Melakukan 5S pada lokasi gudang
7. Mempertanggung jawabkan keakurasian part/material (incoming dan outgoing) dengan sistem inventori
8. Menjaga keamanan dari part/material serta peralatan yang ada dalam gudang
9. Menjaga kesesuain record/system dari part/material atau item yang diterima,didistribusikan atau dikirim (shipping) sesuai dengan prosedur yang ada
10. Melakukan koorinasi dengan departemen lainnya untuk menjaga sistem/prosedur yang ditetapkan pada gudang
11. Menjaga keselamatan dan kesehatan kerja, baik dari sisi pekerja sendiri, part/material, peralatan yang digunakan di gudang.
Dokumentasi untuk Pergudangan Dokumen adalah semua tulisan/pernyataan terdokumentasi yng berisikan ketentuan-ketentuan, petunjuk umum/khusus, prosedur, instruksi kerja dan referensi-referensi yang dibuat sebelum pelaksanaan roses-proses dan digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan proses-proses. Record/ Rekaman adalah semua catatan-catatan atau data yang diperoleh dari hasil pelaksanaan proses-proses.
Dokumen/ Rekaman yang diperlukan antara lain:
1. Instruksi Kerja (receiving, storage, picking, issuing, shipping, material handling, part location, dan lain-lain.
2. Bill of Material (BOM)
3. Invoice, D/O, Packing List
4. Incoming Inspection Record
5. Material Transfer Form (MTF), Part/Material Order Slip
6. Discrepency Report
7. Stock Card
8. PIB, BC 2.5, BC 2.3, dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan masing-masing pergudangan.
9. Penggunaan dokumen pada pergudangan adalah utuk menjaga sistem kerja di gudang sendiri maupun untuk mendukung departemen lain, menjaga akurasi fisik dengan inventori dan lain-lain.
Untuk itu setiap pekerja/karyawan yang bertanggung jawab pada pergudangan maupun departemen lainnya harus mengikuti semua yang tercantum dalam dokumen yag sudah disepakati.
Hal ini memerlukan perhatian dan konsistensi yang tinggi bagi setiap level untuk menerapkan setiap sistem tersebut. Juga diperlukan pemikiran-pemikiran untuk melakukan tindakan-tindakan peningkatan yang berkesinambungan.